プライベートで連絡するためのツールだった「LINE」などのSNSサービス。最近では、ビジネス用のビジネスチャットを導入する企業も増えてきました。そこで、マナーを守ってコミュニケーションを取るための使い方を押さえたいものです。 今回は、マナー講師の西出ひろ子さんに解説してもらいます。西出さんは、NHK大河ドラマ「龍馬伝」でマナー指導を担当するなど幅広く活動しています。近著に「入社1年目 ビジネス文書の教科書」（プレジデント社）があります。
LINE、SNS、ビジネスチャットの基本
状況が変化するビジネスの現場では、スピーディーな報連相が大切です。そこで登場したのが「ビジネスチャット」。文章でのやりとりから気軽にコミュニケーションを取れること、そして、タスク管理やビデオ会議も可能なことから、多くの企業でビジネスコミュニケーションツールとして導入されています。 「メールでは『確認するまでに時間が空いてしまう』『かしこまった雰囲気があるので気軽に連絡できない』という人でも、チャットという手軽さから使い慣れていく人も少なくないようです。ビジネスチャットを使用したり、ビジネス上でLINEなどのSNSサービスを使用する場合、しっかりとルールを守って運用しないとトラブルに発展する可能性があります」（西出さん） 「特に、個人アカウントを用いてビジネスで使用するとリスクが生じるため、避けた方がよいとされています。これらをビジネスで使用する際には、プライベートで使用するとき以上にマナーを意識して使用する必要があります。自社内はもちろん、やりとりのある取引先がビジネスにおけるSNSの使用に関して、どのような規定を設けているのかを確認し、それに従うことが大切です」 例えば、直前でのキャンセルをSNS、ビジネスチャットで済ませようとするのは言語道断です。親しい友人なら許してもらえそうですが、相手が仕事の関係者であれば、LINE などでの簡素な連絡は問題でしょう。 「相手によっては、常識外れな人と見なされることもあるので、SNSやビジネスチャットからの連絡だけでなく、電話やメールを使用すると気持ちが伝わります。また、場合によっては直接会って、きちんと理由を説明して謝罪を求められることもあります。さらに、ビジネスの場でこちらに非があって謝罪をする必要がある場合、LINEなどのスタンプで謝罪をすることはふさわしくありません。言葉と態度の両輪で謝罪の意を表しましょう」 「土日や真夜中にメッセージを送ろうとする場合、LINEなどSNSやビジネスチャットではなくメールで送り、翌朝相手に見てもらえるようにするといった相手への配慮は必要です。これらのツールは、いつでも気軽にやりとりできる性質上、相手の時間を奪ってしまいかねないので注意が必要です」
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June 06, 2020 at 08:17AM
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